SUPPORT

Her på siden kan du læse vores supportartikler til Gratisal. Vi opdaterer løbende vores artikler, men hvis der er et emne eller en funktion, du ikke mener er belyst tilstrækkeligt, så skriv endelig til os.

Gratisal opdateringer 4.0 - April 2020

Har du undret dig over at det har ligget lidt stille med opdateringer fra Gratisal? Dette skyldes blot at vi denne gang har taget tilløb til en udvidet opdatering, som indholder en masse forbedringer og nyheder. 

Læs med i disse release-notes, hvor du kapitel for kapitel bliver opdateret på de nyeste tiltag i Gratisal.

 

Vigtigste nyheder

Forbedringer til Multi-Company modulet (aka. Revisor/Lønbureau/Koncern)

Hvis du arbejder med flere forskellige virksomheder, har du nu en række forbedringer til rådighed.

Som Multi-Company administrator kan du nu:

  • Oprette, redigere og deaktivere brugere direkte fra Multi-Company fanen
  • Se og styre dine brugeres adgangsrettigheder inden for din organisation: Administratorer har uindskrænkede rettigheder, mens basisbrugere kun kan se og tilgå de virksomheder de får adgang til.
  • Redigere virksomhedernes detaljer direkte fra oversigten
  • Gøre din organisation synlig for andre virksomheder, som kan tilknytte sig direkte via Gratisals interface
  • Styre om regningen fra Gratisal skal sendes til din Multi-Company organisation eller direkte til den enkelte virksomhed
  • Og mange flere mindre forbedringer

Som virksomhedsadministrator kan du tilknytte din virksomhed til et revisorfirma eller lønbureau med få klik. Hvis din virksomhed allerede er tilknyttet en organisation, kan du se en status under fanen Virksomhed -> Generelt, hvor du også har mulighed for at framelde dig organisationen.

I forbindelse med disse ændringer er Multi-Company modulet nu ikke længere gratis, men indgår i stedet i Bronzepakken. Lønbureauer og revisionsfirmaer som vælger at være offentligt synlige i Gratisals økosystem, har desuden adgang til gratis support uden at skulle tilvælge Sølv- eller Guldpakken.

Bemærk at du stadig skal kontakte vores support for at oprette en Multi-Company organisation til dit lønbureau, revisforma eller koncern.

 

Ny fane til håndtering af restferie

Under den nye fane ”Saldi” under Virksomhed kan du nu nemt håndtere medarbejdernes restferie ved afslutningen af et ferieår. Du kan op- og nedskrive saldoen, markere ferie som afholdt, udbetale den eller flytte den til næste ferieår. Alt sammen centralt og uden behov for at bøvle med Excel-ark.

 

Håndtér medarbejdere som arbejder på tværs af overenskomster

Særligt vikarburauer har ofte den udfordring at medarbejderne er dækket af forskellige overenskomster afhængig af hvilken kunde de arbejder for. Dette kan betyde forskellige satser for eksempelvis fritvalgsordning og pension.

Du har nu mulighed for at bruge tidsarts-konfigurationen til at overstyre disse satser, så du ikke er tvunget til at sætte en central værdi på medarbejderens stamdata. Dermed kan du håndtere flere forskellige overenskomster på én og samme ansættelse.

Tøv ikke med at kontakte vores support hvis du har brug for assistance til at opsætte denne nye funktion.

 

Kør Gratisal i "demo mode" før det rigtig går løs

Under Virksomhed -> Opsætning -> Indstillinger har du nu tre nye valgmuligheder:

  • Indsæt et ”Demo”-stempel på alle bogførte lønsedler
  • Undlad at rapportere data til (eller hente skattekort fra) E-Indkomst
  • Alle emails sendes til virksomhedens administrator i stedet for den tiltænkte modtager

Brug dette til at afprøve systemet uden at det har konsekvenser i den ”virkelige verden”, eller til at klargøre og teste en implementering.

Når du er klar til at gå ”live”, kan din opsætning samt evt. importerede medarbejderstamdata og primosaldi genbruges.

 

Integration til Planday

Nu tilbyder Gratisal en integration til Planday, der er "one of its kind". Gratisal er nemlig det eneste system, der har denne fuldautomatiske integration til Planday. 

Foruden at importere løndata og medarbejderstamdata kan du med Planday-integrationen vælge den rigtige Gratisal-skabelon baseret på feltet ”Medarbejdertype” i Planday. Samtidig kan du angive et specifikt datointerval i stedet for at skulle vælge en foruddefineret lønperiode. Læs mere om integrationen til Planday her

 

Andre nye integrationer: Business Central og Quinyx 

Du kan nu integrere Gratisal med Business Central, så bogføringsposter automatisk overføres til kassekladden. Læs mere om integrationen til Business Central her.

Desuden kan du importere medarbejderstamdata samt løn/timeposter fra Quinyx. Læs mere om integrationen til Quinyx her.

 

Boost til eksisterende integrationer: WorkBook og ASA

Bruger du WorkBook, kan du nu mappe dimensioner mellem Gratisal og WorkBook samt vælge journaltype til bogføringsposterne. Læs mere om integrationen til WorkBook her.

Endelig har vi lanceret en række væsentlige forbedringer til integrationen med ASA, som anvendes i undervisningssektoren. Der er tale om version 3 af denne integration. Hvis din virksomhed allerede benytter version 2, skal du manuelt ændre det til version 3 for at få glæde af de nye funktioner. Læs mere om integrationen til ASA her

 

Dimensionsværdier beregnes forholdsmæssigt på afledte bogføringsposter

Du kan nu vælge at dimensionsværdier automatisk skal indsættes på beregnede poster som eksempelvis ATP, AM-bidrag, skat, pension mm. På den måde sikrer du at alle virksomhedens bogføringsposter har dimensionsværdier.

 

Udvidelser til fritvalgsordning og søgnehelligdagsopsparing

Fritvalg og Søgnehelligdagsopsparing genererer nu hensættelses-poster til bogføring i kassekladden.
Desuden er fritvalgsordningen udvidet så vi holder styr på den beløbsmæssige værdi af de dage der opspares.

 

Ny rapport: Løndetaljer for periode

Denne nye rapport viser en liste over samtlige af de poster, der har figureret på medarbejdernes lønsedler i en given periode. Specifikt er det posterne i sektionen ”Lønspecifikation”, der udgør rapportens datagrundlag.

Rapporten trækkes – som de fleste andre – under fanen Lønkørsler. Men vidste du at Gratisal har forskellige rapporter til rådighed, afhængig af hvilken fane du står på? Gå på opdagelse, så finder du måske en rapport du ikke var klar over vi havde.

 

Gratisal indtager snart Sverige

Vi er i gang med forberedelserne til at gøre Gratisal klar til det svenske marked. Pilotkørsler på ”rigtige” svenske virksomheder er allerede i gang, og vi forventer at kunne lancere officielt inden årets udgang.

Som del af dette har du nu mulighed for at vælge svensk sprog som alternativ til dansk og engelsk. Bemærk dog at vi stadig er i gang med oversættelsesarbejdet, hvorfor mange tekster vil fremgå på engelsk.

 

Brug PATCH i stedet for PUT når du skriver integrationer til Gratisal

Gratisals åbne API er opdateret med understøttelse af HTTP-verbet PATCH, og vi anbefaler at du som udvikler bruger dette i stedet for PUT, når du opdaterer eksisterende objekter.

Har du en eksisterende integration til Gratisal, anbefaler vi at du opdaterer den til at bruge PATCH snarest muligt.

Samtidig har vi udstillet en såkaldt NuGet-pakke som gør det nemmere for dig at kode op mod API’et hvis du benytter C#. Vi har også udstillet eksempler på hvordan API’et kaldes. Du finder hele herligheden her.

Vi har udsendt en separat nyhedsmail med flere detaljer. Kontakt os på apisupport@gratisal.com hvis du har spørgsmål. Skriv dig op til fremtidige nyhedsmails om API’et her.

 

Andre væsentlige ændringer

  • Vi har tilføjet en ny lønart ved navn ”Grøn” fri bil, som kan benyttes fra april til december 2020 til at opnå en lavere skattemæssig værdi af miljøvenlige firmabiler. Læs mere her.

  • Da tidsarts-konfigurationerne (Virksomhed -> Opsætning -> Tidsarter -> Små tandhjul i venstre side) efterhånden indeholder et ganske voldsomt antal felter, har vi givet mulighed for at vælge en ”Simpel”, ”Avanceret” eller ”Komplet” visning for at gøre det nemmere at overskue mulighederne.

  • Under fanen Virksomhed -> Godkendelse vises timerne nu grupperet pr. medarbejder.

  • Vi har forbedret håndteringen af jubilæumstillæg og fratrædelsesgodtgørelse, så vi nu kan håndtere beløb større end 8000,-. Systemet sørger automatisk for at beskatte alt over de 8000,-, mens hele beløbet indberettes til E-Indkomst i felt 69.

  • Hvis din virksomhed selv håndterer feriepenge for indefrysningsperioden, kan du nu via import-modulet regulere saldoen for netto-feriepenge. Således kan du holde styr på hvad der er udbetalt til medarbejderne og hvad de stadig har til gode.

  • Gratisal har indarbejdet de nye midlertidige frister for betaling af skat og AM-bidrag som er lanceret som følge af corona-krisen. Der bliver automatisk taget højde for fristerne i de betalinger der genereres af systemet.

  • Vi har reduceret en del af den tid det tager at genberegne og især bogføre tunge lønkørsler med store datamængder.

  • Det er nu muligt at filtrere for løncyklus og ”Baseret på skabelon” i medarbejderlisten.

  • Når du angiver at en tidsart skal bruge en konverteringsfaktor ved overførsel til løndata, kan du nu vælge om denne faktor skal påvirke satsen i stedet for (som hidtil) antallet af enheder.

  • Gratisal logger nu en række vigtige hændelser så vi har detaljeret historik på hvad der er sket. Det gælder eksempelvis oprettelse og deaktivering af medarbejdere samt ændring af adgangsrettigheder. I næste version vil disse data blive udstillet i en rapport, ligesom omfanget af logging vil blive udvidet til at dække næsten alle operationer.

  • Du kan nu angive at en medarbejder er direktør eller har ”afgørende indflydelse” på virksomheden, hvilket medfører at der ikke rapporteres data om optjent ferie for indefrysningsperioden til E-Indkomst. Læs mere her under afsnittet der starter med ”Undtagelse”.

  • Det er ikke længere muligt at redigere enhedstypen når der indtastes timeposter. Enhedstypen dikteres i stedet af tidsarten.

 

 

Det med småt

  • Forhåndsvisning af lønsedler fremstår nu yderst til højre på skærmen, og ikke centreret som tidligere. Vi håber du ser dette som en forbedring, men hører gerne fra dig hvis du er uenig.

  • Medarbejderes eksterne reference vises nu på lønsedlerne.

  • Lønposter med opførslen ”Nulstil” nulstiller nu også feltet ”Grundlag” når en lønkørsel bogføres, og ikke kun ”Enheder” og ”Pr. enhed” som før. Dette er især relevant for sygedagpenge.

  • Indstillingen til at gruppere identiske poster på lønsedlerne virker nu uanset om der benyttes dimensioner eller ej. Indstillingen kan med fordel benyttes når posterne under løndata reelt er enkeltstående timeposter – hvilket normalt ikke anbefales, men som fx bliver resultatet når man importerer løndata via Planday-integrationen.

  • Vi har omdøbt modulet ”Nemkonto” under Ekstra-fanen, for at gøre det tydeligt at man ikke er tvunget til at benytte funktionen blot fordi den er tilmeldt som del af en pakke.

  • I rapporten ”Medarbejder / Lønart matrix” kan du nu vælge at benytte teksten på lønsedlen i stedet for lønartens navn som udgangspunkt for rapportens output.

  • Når du bogfører en lønkørsel, understreger vi nu at du selv er ansvarlig for at gennemse dataene og verificere deres korrekthed inden du godkender.

  • Integrationen til Uniconta er opdateret til at virke med den nyeste version.

  • Det er nu muligt at justere den indbyrdes størrelse af de forskellige grids under fanen ”Lønkørsler” når du arbejder på en stor skærm.

  • Vi har forbedret den logik der afgør om vi bruger arbejds- eller privat email til de notifikationer vi sender ud. Som tommelfingerregel vil almindelige medarbejdere modtage de fleste mails privat, mens administratorer vil modtage det meste på deres arbejds-mails. Dette forudsætter naturligvis at begge dele er angivet i systemet, ellers bruger vi blot den mail der er tilgængelig.

  • Vi har forbedret mulighederne for at konfigurere hvilke lønarter der vises under Virksomhed -> Løndata.

  • Det er ikke længere muligt at bogføre lønkørsler for perioder tidligere end september 2019, hvis de indeholder afholdt ferie eller fratrædelse af en funktionær.

  • Du kan nu angive en fratrædelsesdato med det samme når du opretter en medarbejder. Særlig nyttigt hvis du har mange midlertidige ansættelser af kort varighed.

  • Vi har optimeret en række detaljer for at forbedre brugervenligheden i fanerne Lønarter og Tidsarter. Vi er opmærksomme på at især fanen Lønarter desværre ikke reagerer så hurtigt som du med rette kan forvente. Dette vil blive forbedret i en kommende opdatering.

  • Når du udvælger medarbejdere der skal indgå i en lønkørsel, kan du nu afkrydse flere afdelinger eller skabeloner, og ikke som tidligere kun én.

  • Import af lønsedler fra Danløn går nu væsentlig hurtigere.

  • Når lønsedlen inkluderer et estimat af udbetalingen i en udenlandsk valuta, og den vises på et andet sprog end dansk, bliver teksten nu oversat.

  • Når du opretter nye virksomheder, foreslår Gratisal ikke længere at virksomhedsnavnet skal bestå udelukkende af store bogstaver.

  • Systemet tillader ikke længere at en enkelt lønseddel dækker en periode på mere end et år.

  • Som altid har vi lavet et væld af mindre forbedringer og rettelser, som det fører for vidt til at liste i helt uafkortet form 😊