SUPPORT

Her på siden kan du læse vores supportartikler til Gratisal. Vi opdaterer løbende vores artikler, men hvis der er et emne eller en funktion, du ikke mener er belyst tilstrækkeligt, så skriv endelig til os.

Integration til Planday

Introduktion

Med en integration til Planday kan du hurtigt og nemt importere løn- og medarbejderstamdata fra Planday til Gratisal. 

Følg disse fem trin:

  1. Opret en API-applikation i Planday
  2. Aktivér integration til Planday i Gratisal
  3. Opret lønarter og medarbejdertyper i Planday
  4. Synkronisér lønarter i Planday med lønarter i Gratisal
  5. Synkronisér medarbejdertyper i Planday med skabeloner i Gratisal

- Hvad gør de forskellige konfigurationsmuligheder?

 

Trin 1: Opret en API-applikation i Planday 

For at vi kan oprette integrationen, skal Gratisal bruge et App ID og Token så forbindelsen kan oprettes. Du opretter en API-applikation i Planday således: 

  1. Log ind på din Planday-konto.  
  2. Vælg din virksomhed i dropdown menuen øverst til højre.  
  3. Navigér til "Indstillinger" > "Integrationer" > "API-adgang".  
  4. Klik på "Create App" i øvre højre hjørne.

    Endelig_1.png

  5. Vælg og indtast en titel til applikationen. (Navnet vil være synligt under godkendelsen.) 
  6. Definér de funktioner og handlinger, der skal være tilgængelige for applikationen. Her skal du som minimum give adgang til samtlige "Read" funktioner.
  7. Tryk "Gem"

    endelig_2.png
     
  8. Kopiér dit App ID og Token, så du kan indsætte dem i Gratisal.

    plan_gra_3.png

Trin 2: Aktivér integration til Planday i Gratisal

Når du skal integrere de to systemerskal du indsætte dit Planday App ID og Token i Gratisal. 

  1. Log ind på din Gratisal-konto. 
  2. Navigér til "Virksomhed" > "Opsætning" > "Integrationer" i Gratisal. 
  3. Klik på "Opret ny". 
  4. Dobbeltklik og indsæt App ID og Token fra Planday under feltet "Adgangsoplysninger". 
  5. Sørg for at der er hak ved de ønskede konfigurationsmuligheder.
    (Læs nederst i artiklen, hvad konfigurationsmulighederne indebærer)

  6. Vælg den periode du vil hente timeposter for.
  7. Klik på "Gem ændringer" nederst i højre hjørne.
  8. Klik derefter på "Kør nu" ud for de ønskede konfigurationsmuligheder.
  9. Sæt hak i filteret "Import kun medarbejdere som matcher en skabelon”, såfremt der er medarbejdere i registreret i Planday, som ikke skal have løn. I så fald filtreres de automatisk fra ved denne markering.


    Planday_inte.jpg

Trin 3: Opret lønarter og medarbejdertyper i Planday

For at lave en automatisk forbindelse mellem Planday og Gratisal skal lønarterne have det samme ID, som du selv skal oprette. Det gør du således:

  1. Gå tilbage ind på virksomhedens Planday-konto (skal være som administrator).
  2. Navigér til “Indstillinger” > “Løn” > “Løntillæg”.
  3. Redigér første løntillæg ved at klikke på blyanten i højre side.

    planday_3.png

  4. Indtast et valgfrit sekscifret tal i feltet “Lønart” og tryk “Gem” nederst.
  5. Gentag dette indtil samtlige løntillæg har hvert sit Lønart ID (læs: sekscifret tal i feltet “Lønart”).

Herefter skal en tilsvarende procedure foretages for virksomhedens forskellige personalegrupper. Dette gør du således:

  1. Navigér nu til “HR” i den venstre menu og vælg "Generelt"
  2. Opret ny Medarbejdertype ved at trykke "Opret", eller redigér eksisterende medarbejdertype ved at klikke på blyanten i højre side.

    Planday-billede_1.jpg

  3. Navngiv Medarbejdertypen
  4. Indtast et valgfrit firecifret tal i feltet “Lønart”.
  5. Tryk "Gem"

    Planday-billede_2.jpg

Trin 4: Synkronisér lønarter i Planday med lønarter i Gratisal

Som nævnt i Trin 2 skal lønarterne i Planday og Gratisal synkroniseres for at lave en automatisk forbindelse. For at forbinde lønarterne i Planday med lønarterne i Gratisal, gør du følgende:

  1. Gå tilbage ind på virksomhedens Gratisal-konto (skal være som administrator).
  2. Navigér til “Virksomhed” > “Opsætning” > “Lønarter”.
  3. Indtast det Lønart ID, der passer til det pågældende løntillæg eller medarbejdertype i “Anden ekstern” kolonnen. 

Planday_2.png

 

Trin 5: Synkronisér medarbejdertyper i Planday med skabeloner i Gratisal

  1. Forbliv logget ind på virksomhedens Gratisal-konto (skal være som administrator).
  2. Navigér til "Virksomhed" > "Opsætning" > "Skabeloner".
  3. Skriv det valgte navn til medarbejdertypen (fra Planday) i afsnittet "Generelt". 
  4. Tryk "Gem ændringer" nederst i højre hjørne.

    Gratisal_skabelon_plan.jpg

 

Hvad gør de forskellige konfigurationsmuligheder? 

Der findes to konfigurationsmuligheder med Planday - Gratisal integrationen. 

  1. Importér medarbejder-stamdata 
  2. Importér løndata 

Importér medarbejder-stamdata henter medarbejdernes stamdata fra PlandayHerved menes, de centrale oplysninger, der ligger  medarbejderne.

Importér løndata henter medarbejdernes færdige løndata fra Planday. De kan herefter ses under fanen Løndata, hvor de evt. kan redigeres manuelt inden du bogfører lønnen.