SUPPORT

Her på siden kan du læse vores supportartikler til Gratisal. Vi opdaterer løbende vores artikler, men hvis der er et emne eller en funktion, du ikke mener er belyst tilstrækkeligt, så skriv endelig til os.

Integration til Planday

Introduktion 

Med en integration til Planday kan du hurtigt og nemt importere løn- og medarbejderstamdata fra Planday til Gratisal 

Følg disse fire trin: 

  • Opret en API-applikation i Planday 
  • Opret Lønart ID på løntillæg og personalegrupper i Planday 
  • Aktivér integration til Planday  
  • Synkronisér Lønart ID i Gratisal 

Hvad gør de forskellige konfigurationsmuligheder? 

 

Trin 1: Opret en API-applikation i Planday 

For at vi kan oprette integrationen, skal Gratisal bruge et App ID og Token så forbindelsen kan oprettes. Du opretter en API-applikation i Planday således: 

  1. Log ind på din Planday-konto.  
  2. Vælg din virksomhed i dropdown menuen øverst til højre.  
  3. Navigér til "Indstillinger" > "Integrationer" > "API-adgang".  
  4. Klik på "Create App" i øvre højre hjørne. 
  5. Vælg og indtast en titel til applikationen. (Navnet vil være synligt under godkendelsen.) 
  6. Definér de funktioner og handlinger, der skal være tilgængelige for applikationen. Her skal du som minimum give adgang til samtlige "Read" funktioner.  
  7. Tryk "Gem". 
  8. Kopiér dit App ID og Token, så du kan indsætte dem i Gratisal senere.

 

Trin 2: Opret Lønart ID på løntillæg og personalegrupper i Planday 

For at skabe forbindelsen mellem Planday og Gratisal skal lønarterne have det samme ID, som du selv skal oprette. Det gør du således:  

  1. Navigér til "Indstillinger" > "Løn" > "Løntillæg". 
  2. Redigér første løntillæg ved at klikke på blyanten i højre side. 
  3. Indtast et valgfrit sekscifret tal i feltet "Lønart" og tryk "Gem" nederst.  
  4. Gentag dette indtil samtlige løntillæg har hver sit Lønart ID (læs: sekscifret tal i feltet "Lønart") 

Herefter skal en tilsvarende procedure foretages for virksomhedens forskellige personalegrupper. Dette gør du således:

  1. Navigér til "HR" i den øverste menu og vælg "Personalegrupper" i dropdown menuen.
  2. Rediger hver personalegruppe ved at klikke på blyanten i højre side.
  3. Indtast et valgfrit firecifret tal i feltet "Lønart."
  4. Gentag dette indtil samtlige personalegrupper har hver sit Lønart ID. 

Fortsæt nu til Gratisal for at aktivere integrationen. 

 

Trin 3: Aktivér integration til Planday 

Når du skal integrere de to systemerskal du indsætte dit Planday App ID og Token i Gratisal. 

  1. Log ind på din Gratisal konto. 
  2. Navigér til "Virksomhed" > "Opsætning" > "Integrationer" i Gratisal. 
  3. Klik på "Opret ny". 
  4. Dobbeltklik og indsæt App ID og Token fra Planday under feltet "Adgangsoplysninger". 
  5. Sørg for at der er hak ved de ønskede konfigurationsmuligheder. (Læs nederst i artiklen, hvad konfigurationsmulighederne indebærer)
  6. Vælg den periode du vil hente timeposter for.
  7. Klik på "Gem ændringer" nederst i højre hjørne.
  8. Klik derefter på "Kør nu" ud for de ønskede konfigurationsmuligheder.  

 Planday.png


Trin 4: Synkronisér Lønart ID i Gratisal  

Som nævnt i Trin 2 skal lønarternes ID i Planday og Gratisal synkroniseres for at lave en automatisk forbindelse. For at forbinde løntillæggene og personalegruppernes Lønart ID gør du følgende: 

  1. Navigér til "Virksomhed" > "Opsætning" > "Lønarter". 
  2. Indtast det Lønart ID, der passer til det pågældende løntillæg eller personalegruppe i Anden ekstern ref.” kolonnen. (Hvis løntillægget eller personalegruppen ikke eksisterer i forvejen, kan du tilføje den ved at klikke på plusknappen nederst i højre hjørne.) 

 Planday_2.png


Hvad gør de forskellige konfigurationsmuligheder? 

Der findes to konfigurationsmuligheder med Planday - Gratisal integrationen. 

  1. Importér medarbejder-stamdata 
  2. Importér løndata 

Importér medarbejder-stamdata henter medarbejdernes stamdata fra PlandayHerved menes, de centrale oplysninger, der ligger  medarbejderne.

Importér løndata henter medarbejdernes færdige løndata fra Planday. De kan herefter ses under fanen Løndata, hvor de evt. kan redigeres manuelt inden du bogfører lønnen.

Bemærk at integrationen altså forudsætter at lønsatser, tillæg mv. håndteres og beregnes i Planday og ikke i Gratisal.
Som alternativ kan du vælge at indlæse de ”rå” timeposter til Gratisal via vores importmodul, og beregne lønnen vha. tidsarts-opsætning i Gratisal. Men dette er ikke omfattet af selve integrationen.