SUPPORT

Her på siden kan du læse vores supportartikler til Gratisal. Vi opdaterer løbende vores artikler, men hvis der er et emne eller en funktion, du ikke mener er belyst tilstrækkeligt, så skriv endelig til os.

Timeregistrering i Timer

I Gratisal kan man registrere arbejdstimer, ferie, sygdom og anden fravær. Tidsregistreringer som har indvirkning på lønnen i Gratisals faneblad Timer. Disse tidsregistreringer (poster) skal godkendes af en administrator/lønadministrator.

Artiklen her er delt op i tre sektioner:

 

Indtast timer

Når du skal indtaste timer for dig selv eller dine medarbejdere, anbefaler vi at du gør følgende:

  1. Log ind i Gratisal som administrator eller Lønadministrator og navigér til fanen Medarbejdere -> Timer.
  2. Vælg medarbejderen du vil indtaste timer for i listen over medarbejdere yderst til venstre.
  3. Vælg den Lønperiode, hvor timerne tilhører.
  4. Klik på knappen +Tilføj Ny Linie.
  5. Vælg den aktuelle type. Standardtyperne er Ferie, Feriefridage, Arbejde, Overarbejde, Sygdom, Barn syg, Barselsorlov og Orlov. Hvis du har oprettet dine egne timearter, vil du også kunne vælge dem under Type.
  6. Vælg startdato/dato for timerne. Hvis perioden strækker sig over flere dage, kan du også indtaste slutdato. Fx hvis medarbejderen har været syg i mere end en dag.
  7. Vælg antal enheder og tjek at det stemmer overens med enhedstypen (timer/dage). Hvis din enhedstype er i timer, kan du også indtaste et fra og til tidspunkt, så bliver enhederne udfyldt automatisk.
  8. Indtast evt. en beskrivelse af fraværet eller arbejdstimerne.
  9. Hvis medarbejderen er chauffør af en art, og du skal indtaste antal km kørt, så kan du påføre dette tal i kolonnen Km kørt.
  10. Tilføj flere timer i samme periode ved at klikke på knappen +Tilføj Ny Linie og start fra punkt 5.
  11. Hvis du har lavet en fejl, og du ønsker at slette en linje, kan du klikke på det røde kryds-ikon yderst til højre i skemaet.

 timeregristreringguide.png

Klik på billedet for at forstørre.

 

Godkendte tidsposter bliver opdateret som linjer under medarbejderens Løndata med den givende reduktion eller stigning i lønnen. Herefter kan timerne bogføres under lønkørsler.

 

Godkendelse og afvisning af timer

Når medarbejderen har indtastet sin timeregistrering, kan lønadministrator se posterne. Fra fanen Medarbejdere -> Timer kan lønadministrator godkende hele perioden eller afvise en enkelt post.

Du kan med fordel navigere til fanen Virksomhed -> Godkendelse -> Tid, hvor du har flere muligheder for at godkende tidsposter. herunder finder du eksempler på funktionalitet for denne fane.

 

Godkend en enkelt tidspost

  1. Klik på det lille hak-ikon yderst til højre for tidsposten du ønsker at godkende.

112.pngKlik på billedet for at forstørre

 

Godkend alle tidsposter i den valgte periode

  1. Vælg den ønskede lønperiode.
  2. Klik på Godkend alt i perioden.

 

Godkend alle tidsposter i den valgte periode for en bestemt medarbejder

  1. Vælg den ønskede lønperiode.
  2. Klik på en tidspost som hører til den medarbejderen du ønsker at godkende timer for.
  3. Klik på Godkend alle poster for den valgte medarbejder.

 

Godkend alle tidsposter på tværs af perioder - enten for en bestemt medarbejder eller for alle medarbejdere

  1. Sæt hak i Vis åbne poster på tværs af perioder.
  2. Ønsker du at godkende tidsposter for en bestemt medarbejder, vælg da en tidspost som hører til den medarbejder du ønsker at godkende timer for.
  3. Ønsker du at godkende alle tidsposter på tværs af perioden, klik da på Godkend alle åbne poster. Ønsker du derimod at godkende alle tidsposter på tværs af perioder for en bestemt medarbejder, klik da på Godkend alle poster for den valgte medarbejder.

111.pngKlik på billedet for at forstørre

 

Afvis en bestemt tidspost

  1. Klik på det røde kryds-ikon yderst til højre for tidsposter du ønsker at afvise.

Regler for godkendelse og afvisning af tidsposter

  • Medarbejderen kan godkende, men administrator skal godkende også selvom medarbejder har godkendt.
  • Administrators godkendelse af timer skal ind til videre gøres på den enkelte medarbejder og for en lønperiode af gangen.
  • Afvisning skal ske per linje, hvor administrator kan angive en årsag.
  • Når tidsposter godkendes bliver de opdateret i linjerne under Løndata.