Følg

Import af medarbejdere

I Gratisal kan du nemt oprette dine medarbejdere og opsætte deres ansættelse, så du kan køre deres løn. Du kan enten oprette medarbejderne enkeltvis, eller hvis du har mange medarbejdere, kan du importere alle deres stamdata fra en Excelfil. Du skal blot hente skabelonen, udfylde skemaet med de korrekte standarder og uploade arket til Gratisal.

Følg denne guide:

Så kan I få oprettet alle jeres medarbejdere effektivt og korrekt.

Trin 1: Hent skabelonen

Når du skal oprette medarbejdere i Gratisal, skal du først downloade en skabelon, hvor vi har indsat alle de data, du skal bruge for at oprette jeres medarbejdere.

Sådan henter du skabelonen:

  1. Gå til Virksomhed > Opsætning
  2. Vælg underfanen ”Dataimport”
  3. Vælg ”Medarbejderstamdata”
  4. Vælg ”Hent skabelon”
  5. Klik ”Download”

Tip: Du kan også importere medarbejdere direkte fra Medarbejdere > Generelt > Mere > Import.

Medarbejderimport1.PNG

 

Trin 2: Udfyld medarbejderdata

Når du har downloadet skabelonen, skal du udfylde dataene i de korrekte kolonner ud for den enkelte medarbejder. Du kan se standarderne for hver kolonne ved at holde musen over overskrifterne markeret med rød.

De beløb, du indtaster for medarbejderne må ikke indeholde formler, da de ellers ikke kan læses af systemet. Den første linje (række 6) skal indeholde medarbejderinformation, som enten er eksemplet, som du ikke behøver slette før upload, eller stamdata for en af jeres medarbejdere.

Vi anbefaler at du som minimum udfylder felterne:

  • CPR-nummer, som bruges til at opsætte den unikke bruger
  • Aktiv, der viser om medarbejderen er aktiv i virksomheden
  • Navn, der angiver medarbejderens fulde navn til Skat
  • E-mail, hvor medarbejderen får tilsendt info om login og kodeord.

Hvis du efterlader felter blanke, kan du altid udfylde resten af informationen senere.

Alle brugere, der bliver oprettet ved import, får tildelt rollen ”Medarbejder” – det kan du ændre manuelt efter import. Du kan ikke oprette medarbejdere uden at angive CVR-nummer. Hvis det ønskes, skal du oprette brugeren manuelt.

Forklaring på felterne:

Referér til nedenstående skema, hvor du kan tjekke hvad indholdet skal være i de enkelte felter og hvilken type værdi, der skal angives:

Kolonne

Forklaring

CPR-nummer

CPR-nummer skal angives UDEN bindestreg.

Aktiv

Angiv om medarbejderens ansættelse er aktiv eller ej: Sæt ”1” for aktiv og ”0” for inaktiv.

Land

Angiv medarbejderens land med en landekode. Koden er på to bogstaver og kan findes under den såkaldte ”Alpha-2 code” i ISO-standarden for landekoder. Fx er ”DK” koden for Danmark.

Ansat dato

Indtast medarbejderens ansættelsesdato med en gyldig datoværdi: ddmmyy adskilt af tegn som ”.”, ”-”, ”/” osv.
Den samme datoformatering gælder for kolonnen ”Fratrådt dato”.

Skabelon

Angiv navnet på den ansættelsesskabelon, der matcher præcist skabelonnavnet på den skabelon, I bruger i Gratisal. Standardskabelonerne i Gratisal er ”Fastansat”, ”Timelønnet” og ”Direktør”. Hvis du lader feltet være blankt bliver medarbejderen oprettet uden ansættelse – du kan senere oprette en ansættelse manuelt.

Stilling

Giv den ansatte en stillingsbetegnelse, der er beskrivende for medarbejderens funktion eller ansættelse, fx ”Korrekturlæser” eller ”Økonomiansvarlig”.

Afdeling

Skriv navnet på den afdeling, som medarbejderen er tilknyttet, præcist som det står i Gratisal. Hvis systemet ikke kan genkende afdelingsnavnet, oprettes der en ny afdeling med dette navn. Hvis I ikke bruger afdelinger, kan du blot lade feltet være blankt.

Pension

Du kan vælge eget og virksomhedens pensionsbidrag både i procent eller beløb. Pension kan ind til videre kun oprettes, hvis pensionsudbyderen allerede er valgt på den angivne skabelon.

Skattekort

Vælg hvilket skattekort, som Gratisal skal hente hos Skat for medarbejderen: Sæt ”1” for hovedkort eller frikort og sæt ”2” for bikort. Der kan gå op til to timer før Gratisal har modtaget skattekortet fra Skat.

 

Gem Excelarket og luk filen ned for en sikkerheds skyld.

Medarbejderimport3.PNG

 

Trin 3: Upload medarbejdere til Gratisal

Du uploader filer i samme fane, hvor du downloadede skabelonen:

  1. Gå til Virksomhed > Opsætning
  2. Vælg underfanen ”Dataimport”
  3. Vælg ”Medarbejderstamdata”
  4. Vælg ”Upload udfyldt fil”
  5. Klik ”Upload”

Tip: Du kan også importere medarbejdere direkte fra Medarbejdere > Generelt > Mere > Import.

Efterfølgende kan du se medarbejderens stamdata under Medarbejdere > Generelt og medarbejderens ansættelse under Medarbejdere > Ansættelse.

Hvis I før har kørt løn for jeres medarbejdere i et andet system, kan du nu importere medarbejdernes saldi, så du ajourfører Gratisal med de korrekte balancer for medarbejdernes indkomst, optjent og afholdt ferie. Læs mere her.

Hvis der er en fejl på det importerede ark, vil en pop op-besked fortælle, hvor fejlen er angivet med værdierne på række og kolonne fx 26C eller navene på felterne fx CPR-nummer på Hans Hansen. 

Medarbejderimport6.PNG

Var denne artikel en hjælp?
0 ud af 0 fandt dette nyttigt