Følg

Import af løndata fra Excel

I Gratisal kan du importere dine medarbejderes løndata direkte til dit lønsystem – et særligt tidsbesparende værktøj for alle typer virksomheder.

Import af løndata sker under Virksomhed – Opsætning – Dataimport

Der er flere forskellige muligheder for at klargøre løndata til import:

    1. Hent løndata-skabelon
    2. Konvertér løndata fra andet system
    3. Indlæs via Egen fil/mapping af løndata
    4. Indlæs via Rækker/manuelt tastet data
    5. Indlæs via Kolonner/manuelt tastet data
    6. Upload løndata-filen

Hent løndata-skabelon:

Gå til Virksomhed – opsætning – dataimport

Vælg Løndata og Hent skabelon

L_ndata_1.png
Vælg hvilket format du ønsker data i. Der er vigtigt at der ikke ændres i linje 1 i den hentede skabelon.

Eks. med Navn nedenfor

L_ndata_2.png

Udfyld med egne data og gem lokalt på computeren. Gå til Upload Løndatafilen

Konvertér løndata fra andet system

l_ndata_3.jpg

Egen Dat fil konverteres til løndata på excelark som kan indlæses i systemet. Har du andre filtyper end Excel som skal indlæses, beder vi dig kontakte os.

Gå til Upload Løndatafilen

 

Indlæs via Egen fil/mapping af løndata

Har du dataudtræk fra et andet system i et færdigt excel-ark som du ønsker at indlæse, kan du lave en mapping af denne løndatafil ind til Gratisal.

Ved mapping kan du vælge enten at bruge rækker eller kolonner som udgangspunkt for din fil. For at kunne ’mappe’ filen, skal den indeholde overskrifter som for eksempel Navn, CPR, Adresse, etc.

Gå til Virksomhed – Opsætning – Dataimport

Vælg Løndata og Jeg har min egen fil.

l_ndata_4.png

Klik Opret definition og navngiv mappingen. I eksemplet herunder valg Kolonne.

Upload den ønskede fil.

l_ndata_5.png

Eks. nedenfor viser hvordan det ser ud når du skal mappe.

Indsæt værdier ud for hver af dine egne betegnelser i excel-arket.

l_ndata_6.png

Herefter klikker du Gem og er nu klar til at importere løndata

Indlæs via Rækker/manuelt tastet data

Rækker skal indsættes således i dit eget dataark:

l_ndata_7.png

Databegreber der skal indlæses, skal skrives nøjagtigt som i Gratisals eksempel i oversigten over lønarter.

Indlæs via Kolonner/manuelt tastet data

Kolonner skal indsættes i eget dataark som angivet nedenfor.

Angiv lønarten i kolonneoverskriften. Angiv beløbet i cellerne ud for den aktuelle medarbejder og lønart. Se eksempel herunder:

l_ndata_8.jpg

Hvis du vil tilføje yderligere information til en lønart, skal denne information angives i kolonnerne netop efter den aktuelle lønart. Vi understøtter følgende tilføjelser, hvor kolonneoverskrifterne skal skrives nøjagtigt således: 

Enheder, Dage, Timer, Stk., Pr. enhed, Pr. time, Pr. dag, Pr. stk., Beskrivelse, Tekst

Læs mere her, hvis du vil opsætte lønarter med koder og ID

Følgende eksempel er for en virksomhed med to fastansatte og to timelønnede medarbejdere, der alle skal trækkes for frokostordning:

Når filen er udfyldt gemmes den lokalt på din computer og er klar til Upload løndatafil

l_ndata_9.png 

Upload løndata-filen:

Når al data er klar, indlæses den således:

Gå til Virksomhed – Opsætning – Dataimport

Vælg Løndata og Upload udfyldt fil

l_ndata_10.png

Herefter har du 2 standard muligheder, samt egne gemte muligheder, for at vælge de gemte definition, for eksempel:

      • Benytte standard skabelon række
      • Standard skabelon kolonne
      • Dine gemte datafiler (filer du selv har navngivet under mapping)

l_ndata_11.png

HUSK at vælge hvordan du ønsker data skal indlæses:

      • Opdatér eksisterende linjer. Vær opmærksom på, at du overskriver eksisterende data.
      • Indsæt nye linjer. Indsætter nye linier uden at overskrive eller rette i eksisterende.
      • Erstat eksisterende linjer. Fjerner eksisterende løndata på den ansatte og indsætter indlæst data.

 l_ndata_12.png

Når du har valgt format og fundet filen, vises et eksempel på den data der indlæses.

OBS : Når du uploader løndata til Gratisal skal du være opmærksom på følgende:

    • Det er kun det første ark, der bliver indlæst, hvis din fil består af flere ark. Har du brug for at indlæse data i mere end ét ark, skal du indtaste og uploade ét ark ad gangen.
    • Det er vigtigt at alle værdier bliver skrevet ind i arket, præcis som det står i Gratisal skabelonen
    • Flere ansættelser: Hvis en medarbejder har mere end én aktiv ansættelse, skal du til medarbejderlisten enten bruge Gratisals medarbejder-ID eller virksomhedens eksterne reference, som skal angives med de specifikke kolonneoverskrifter.
    • I lønimporten kan du tilpasse 'Efter næste lønkørsel' pr lønlinie. Dermed overskrives standardopsat løndata på den pågældende lønlinie. 
    • Læs med fordel supportartiklen Introduktion til Gratisal/Løndata
Var denne artikel en hjælp?
0 ud af 0 fandt dette nyttigt
Har du flere spørgsmål? Send en anmodning